Privacyverklaring SPO Utrecht

SPO Utrecht neemt privacy serieus en is zich bewust van de huidige privacywetgeving (de Algemene Verordening Persoonsgegevens, ofwel de AVG).

SPO Utrecht is het bestuur van de openbare scholen in de stad Utrecht en kan gezien worden als een grote organisatie. Dit betekent dat SPO Utrecht heel veel persoonsgegevens verwerkt. SPO Utrecht is op grond van de AVG eindverantwoordelijk voor het zorgvuldig verwerken van al deze persoonsgegevens. Dit dient zorgvuldig te gebeuren, omdat misbruik van persoonsgegevens grote schade kan berokkenen aan leerlingen, medewerkers en andere betrokkenen bij SPO Utrecht, en ook aan het imago van SPO Utrecht zelf.

We willen je dan ook graag in deze privacyverklaring uitleggen hoe SPO Utrecht omgaat met persoonsgegevens van leerlingen, ouders en websitebezoekers. Onze contactgegevens vind je
verderop in deze verklaring.

NB: Waar wordt gesproken over SPO Utrecht, bedoelen we de gehele organisatie: dit zijn alle scholen
en ons bestuurskantoor.

1. Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens?

SPO Utrecht verwerkt persoonsgegevens voor het verwezenlijken van de volgende doelen:

• De organisatie van de school en van het onderwijs, de begeleiding van leerlingen, het voorzien in hun ondersteuningsbehoefte en het geven van schooladviezen;
• Het verstrekken van leermiddelen, of die ter beschikking stellen;
• Het bewaken van de veiligheid binnen de school en op het schoolterrein, het beschermen van eigendommen van medewerkers, leerlingen en bezoekers;
• Het correct tonen van onze website wanneer iemand deze wil bezoeken;
• Het op de website bekendmaken van informatie over de organisatie, leermiddelen, de school en de leerlingen;
• Het bekendmaken van allerlei activiteiten van de organisatie, bijvoorbeeld op de website van SPO Utrecht of op die van de scholen, in brochures, in de schoolgids of via sociale media;
• Het berekenen en innen van de vrijwillige ouderbijdrage, bijvoorbeeld voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten (met inbegrip van het in handen van derden stellen van vorderingen);
• Het faciliteren van medezeggenschapsactiviteiten, medezeggenschapsraad en ouderraad, waaronder ook het faciliteren van de verkiezingen voor deze organen;
• Het aanvragen van bekostiging en het doen uitvoeren van accountantscontroles;
• Het onderhouden van contacten met oud-leerlingen;
• Het uitvoeren van wet- en regelgeving;
• Het voeren van juridische procedures waarbij SPO Utrecht betrokken is.

2. Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens indien hiervoor een wettelijke grondslag aanwezig is. Het
verwerken van persoonsgegevens gebeurt door SPO Utrecht alleen indien aan een van de
onderstaande voorwaarden is voldaan:

• De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan ons is opgedragen (in het bijzonder vanuit de Wet op het Primair Onderwijs);
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij een betrokkene partij is (in het bijzonder de onderwijsovereenkomst) of om, op verzoek van de betrokkene, vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen (bijvoorbeeld bij de inschrijving van een leerling);
• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van (een school van) SPO Utrecht of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene zwaarder wegen;
• De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van een betrokkene of een andere natuurlijke persoon te beschermen (levensbelang);
• Betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden; deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, of alsnog worden gegeven.

Sommige door ons verwerkte persoonsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Je kunt dan
bijvoorbeeld denken aan gezondheidsgegevens die noodzakelijk zijn voor het adequaat kunnen
ondersteunen van een leerling. Deze persoonsgegevens mogen alleen onder specifieke voorwaarden
worden verwerkt.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Onderwijsdoeleinden
Wij hebben diverse persoonsgegevens nodig om te kunnen voldoen aan onze wettelijke
verplichtingen, om op een goede manier onderwijs te geven én om invulling te kunnen geven aan alle
overige bovengenoemde doeleinden. Veel persoonsgegevens verstrekken ouders zelf (zoals bij de
inschrijving op school). Leerkrachten en ondersteunend personeel leggen daarnaast ook nog allerlei
gegevens vast over leerlingen (bijvoorbeeld cijfers en vorderingen). Ook van alle medewerkers zelf
worden (bijzondere) persoonsgegevens verwerkt. Je kunt het overzicht raadplegen van categorieën
persoonsgegevens die SPO Utrecht verwerkt.

Tonen website
Voor het correct tonen van onze website verzamelen wij alleen de noodzakelijke gegevens, zoals IPadres, apparaat type en eventuele persoonlijke voorkeuren.

Cookies
Wij hanteren geen zogenaamde third party cookies op onze websites. Dat betekent dat wij geen cookiegegevens naar derde partijen sturen.

Contact
Wanneer je contact met ons opneemt, bewaren wij de contactgegevens en de inhoud van uw bericht zo lang als noodzakelijk voor het afhandelen van je eventuele vraag of melding. Schriftelijke berichten kunnen worden gearchiveerd. Uiteraard is het mogelijk te verzoeken om deze blijvend te verwijderen.

Overige doeleinden
Wanneer wij persoonsgegevens voor overige doeleinden, zoals bijvoorbeeld foto’s van leerlingen om
met ouders te delen of voor marketingdoeleinden, informeren wij daarover altijd vooraf om welke
persoonsgegevens dit gaat, hoelang wij deze persoonsgegevens willen bewaren en of wij deze met
derde partijen delen. Indien nodig vragen wij uiteraard toestemming vooraf (opt-in). Indien wij
persoonsgegevens verzamelen vanwege ons gerechtvaardigd belang, dan bieden we een
bezwaarmogelijkheid (opt-out).

4. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Soms verstrekken wij ook persoonsgegevens aan andere organisaties. Dit moet dan wel passen bij
onze doeleinden én er moet een wettelijke grondslag zijn om deze gegevens te verstrekken.

Zo zijn er bijvoorbeeld leveranciers die op onze instructie persoonsgegevens verwerken. Je kunt dan denken aan leveranciers van een administratiesysteem, een leerlingvolgsysteem en aan leveranciers van (digitale) leermiddelen. Met dergelijke leveranciers (‘verwerkers’) zijn afspraken gemaakt om de betreffende persoonsgegevens goed te beschermen en te beveiligen.

Ook met andere organisaties delen wij persoonsgegevens. Organisaties zoals het
Samenwerkingsverband Utrecht PO, de leerplichtambtenaar, de instellingsaccountant, de Inspectie
van het Onderwijs, de gemeente Utrecht en het ministerie van OCW (DUO). Uiteraard gebeurt dit
alleen voor zover dit noodzakelijk is, en als er sprake is van een specifieke grondslag voor het delen
van gegevens. In veel gevallen zullen wij wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens te delen met
deze organisaties. Als dat niet zo is, dan is meestal vooraf toestemming nodig van de wettelijk
vertegenwoordiger van de leerling om de persoonsgegevens te delen.

Wij zullen persoonsgegevens nooit delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden
dan genoemd in deze privacyverklaring.

5. Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

SPO Utrecht bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze gegevens worden verwerkt, tenzij het langer bewaren van de gegevens op grond van wet- en regelgeving verplicht is.

6. Welke rechten kunnen betrokkenen uitoefenen?

De volgende rechten kun je, als betrokkene, uitoefenen:

• Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens wij van jou als betrokkene verzamelen en wat we daarmee doen;
• Inzage krijgen in deze persoonsgegevens;
• Laten corrigeren van fouten in persoonsgegevens;
• Laten verwijderen van (bijvoorbeeld) verouderde persoonsgegevens;
• Intrekken van toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens, als de verwerking ervan berust op deze toestemming;
• Bezwaar maken tegen het gebruik van persoonsgegevens, met name als je vindt dat wij onvoldoende belang hebben bij het verwerken van deze gegevens;
• Het laten beperken van de verwerking van je persoonsgegevens, indien je een verzoek hebt gedaan tot correctie, of bezwaar hebt gemaakt of als je van mening bent dat wij jouw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken.

Betrokkenen van 16 jaar en ouder oefenen deze rechten zelfstandig uit. Voor kinderen onder de 16
jaar, worden bovengenoemde rechten uitgeoefend door hun wettelijk vertegenwoordiger(s).

Wil je een beroep doen op bovengenoemde rechten? Richt je verzoek dan in eerste instantie aan de
directeur van de school (als het gaat om leerlingen en hun ouders/verzorgers) of aan je
leidinggevende (als je een medewerker bent). Nadat je een verzoek hebt ingediend, wordt wel eerst
beoordeeld óf aan je verzoek kan worden voldaan. Daarbij houden wij ons aan de wettelijke
voorschriften.

7. Heb je vragen of klachten?

Wil je meer weten over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens? Dan kun je altijd contact opnemen de directeur van de school (voor leerlingen en hun ouders/verzorgers) of met je leidinggevende (als je medewerker bent).

Ook kun je contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming (FG). Richt dan je vraag aan deze functionaris via privacy@spoutrecht.nl of gebruik hiervoor het telefoonnummer: 030-26 52 640. Ben je van mening dat wij ook na contact met de FG niet correct handelen of niet correct hebben gehandeld? Dan kun je een beroep doen op de algemene klachtenregeling van SPO Utrecht. Ook kun je je wenden tot de Autoriteit persoonsgegevens (AP).

8. Contactgegevens SPO Utrecht en Functionaris gegevensbescherming

De contactgegevens van SPO Utrecht zijn:

SPO Utrecht
Orteliuslaan 871
3528 BE Utrecht

Postadres:
Postbus 9315
3506 GH Utrecht

Telefoon: 030-2652640
Email: info@spoutrecht.nl

Functionaris gegevensbescherming
SPO Utrecht beschikt over een functionaris gegevensbescherming (FG). Je kunt contact opnemen met de FG via privacy@spoutrecht.nl of 030-2652640.